Comment rendre ses réunions efficaces ?
Selon une étude réalisée au mois d’avril par OpinionWay, les salariés français passent en moyenne 4,5 heures par semaine en réunion, et plus du double pour les cadres. Pour autant, à peine 52% de ces réunions sont considérées comme efficaces, et 26% des salariés trouvent leur présence inutile. Alors comment lutter contre ce syndrome de réunionite aigue et rendre ses réunions efficaces ? Eléments de réponse avec Choose and Work.
Définir des objectifs précis
Pour susciter l’intérêt et donc l’engagement de ses participants, une réunion doit être pertinente. Inutile, donc, d’organiser un point tous les lundis si vous n’avez rien à dire ! Ce sera une perte de temps et d’argent. L’idéal est donc de définir des objectifs précis et un ordre du jour. Détaillez les thèmes abordés pour optimiser votre gestion du temps, et évitez les réunions de plus de deux heures.
Ciblez les bons participants
Pour lutter contre l’ennui et le désintérêt de votre auditoire, veillez à convier les bons participants. En effet, il est inutile de mobiliser toutes vos équipes si les collaborateurs présents ne sont pas concernés par les questions abordées. Pour éviter les bâillements et autres manifestations d’agacement, il convient donc de choisir soigneusement les participants, en évitant de dépasser les dix personnes par réunion. Et prévenez-les en amont de la tenue de la réunion et de son ordre du jour afin qu’ils soient bien préparés. La dynamique d’échange n’en sera que plus efficace
Choisir le bon créneau et le bon endroit
L’heure et le lieu de tenue de vos réunions constituent des facteurs déterminants pour la réussite de ces dernières. Un conseil : organisez plutôt vos réunions le matin, quand le cerveau est bien alerte, et bannissez surtout le créneau horaire post-digestion (de 14 heures à 16 heures), durant lequel l’attention a tendance à se relâcher…
Le choix d’une salle adaptée est également primordial : privilégiez des salles éclairées par la lumière du jour et isolée acoustiquement, et optez pour une configuration en U pour placer l’animateur au centre du groupe. Il existe des plateformes, à l’instar de Choose and Work, qui proposent une large gamme de services, inclus ou à la demande : Wi-Fi, haut-Débit, boissons rafraîchissantes etc.
L’animation, un élément-clé
L’attitude de l’animateur joue un rôle-clé dans l’efficacité d’une réunion. Montrez-vous dynamique, efficace et à l’écoute. La première chose est de commencer à l’heure et de ne pas hésiter à refuser les retardataires.
Autre conseil : avant d’entamer votre réunion, exposez clairement le TOP, c’est-à-dire le Thème, l’Objectif et le Plan de tenue de la réunion pour que chacun puisse se repérer dans le temps.
En tant qu’animateur, vous devez par ailleurs favoriser la participation et l’interactivité entre vos collaborateurs. Posez-vous en gardien du temps, et n’hésitez pas à reprendre la main pour recentrer les débats si un collaborateur venait à déborder sur l’organisation de la réunion.
Faites une synthèse des résultats
En tant qu’animateur, vous devrez résumer, de manière orale, les points-clés abordés pendant la réunion et les décisions prises. Précisez par ailleurs le rôle de chacun pour le prochain point.
Enfin, diffusez, dans les 24 heures, un compte-rendu précis en concis de ce qui s’est dit pendant la séance.
Voilà, avec ces quelques conseils, vous devriez lutter contre la réunionite aigue et rendre vos réunions plus productives !