Comment organiser une réunion (sans se casser la tête) ?
Les articles sur l’art et la manière de faire, organiser, animer, rater … une réunion, cela ne manque pas ! La réunion c’est le « plat » le plus arrosé de sauce (digitale, managériale …) par tous les blogueurs, blagueurs, médias et autres experts.
Vous pouvez parler (écrire) nous direz-vous ! Et bien oui, justement … mais nous … nous le faisons avec humour et professionnalisme 🙂
La réunion dans le temps
Le terme « réunion » désigne au sens premier l’action de rapprocher des parties divisées, désunies ou isolées.
La réunion c’était donc, à l’origine, le moyen de rassembler des personnes qui soit, ne s’entendaient pas, soit ne se voyaient pas.
Il fût un temps (que les moins de 20 ans ne peuvent pas connaître…) où aborder un sujet de discorde ne nécessitait que quelques minutes et … un bon vieux téléphone.
Oui mais voilà, l’entreprise et le management ont évolué et changé les règles. Désormais on travaille en mode projet, à plusieurs donc, dans des open-space en sur-booking (merci le télétravail) ou dans des bureaux individuels dont on ferme la porte pour être plus productif, le tout devant un ordinateur à qui on passe commande de notre déjeuner (que l’on avalera en lisant nos mails).
Bref, la réunion est devenue vitale pour assurer le maintien de la communication en entreprise.
Le temps de la réunion
Voici donc venir le moment d’organiser une réunion et, comme tout bon manager, assistant(e), directeur, chef de projet … qui se respecte, vous avez tout en tête, avez effectué la réservation de votre salle de réunion et 15 secondes et êtes certain de n’oublier rien (ni personne). Superman ou superwoman …c’est vous !
Chez Chooseandwork, on est pas (encore) aussi fort que vous, alors, tout bêtement on s’est fait une check-list pour être sûr de ne pas rater quelque chose.
Comme on aime bien partager, vous la trouverez ci-dessous.
Voilà il ne vous reste plus qu’à « réunioner »
Gérer sa réunion
Soyons honnête, une réunion c’est l’archétype même de la tâche chronophage par excellence !
Selon l’étude Opinionway du 3 au 19 avril 2017, le temps passé en réunion représente 3 semaines par an pour les salariés et plus du double pour les cadres.
Sachant cela il est donc primordial de gérer sa réunion de manière optimale. Oui mais … comment faire ?
Pas de panique, il suffit de suivre quelques principes de bon sens :
- Préparez un plan détaillé de votre intervention et minutez-le
- Le jour de l’intervention, mettez votre montre à côté de vous, pour être sûr de ne pas dépasser le temps prévu
- Soyez fermes et diplomates avec les personnes qui monopolisent la parole
- Vous êtes l’instigateur de la réunion ? Alors animez-la ! Ne laissez pas les participants s’impatienter ou s’ennuyer
- Ecoutez et notez les suggestions de chacun
- Et enfin … respectez le temps initialement prévu !
Bonne réunion à tous