Le Standup Meeting ou comment faire des réunions debout efficaces

Un vendredi après-midi, 16h30. Vous êtes chargé du suivi des commandes au sein d’une StartUp produisant des objets connectés.

Tous vos collègues sont en ébullition au sein de l’espace de coworking : hier soir a été diffusé dans le journal télévisé le reportage présentant votre concept novateur. Vous ne vous attendiez pas de sitôt à la diffusion et n’étiez pas prêt à envisager les conséquences positives que cette visibilité génèrerait sur un afflux énorme de commandes pour la semaine prochaine. Vous devez immédiatement réagir.

Le CMO décide de réunir tous les responsables de service et personnes concernées dans une petite salle de l’espace de coworking dans lequel vous travaillez (toutes les salles de conférences étant toutes réservées et utilisées). Il n’y a pas de chaises pour tout le monde.

La pertinence des décisions prises au cours de cette réunion, et l’avenir de la startup, vont-ils être affectés par ce détail pratique ? Réfléchirez-vous mieux en étant assis ?

Les réunions assises classiques : un temps perdu pour tout le monde

Dans le milieu de l’entreprise traditionnelle, les réunions sont fréquentes. Parfois trop. C’est d’ailleurs une raison pour laquelle beaucoup préfèrent faire du télétravail ou travailler en indépendant, fuyant ainsi les nombreuses réunions du COPIL, COMEX et autres conférences qui ont très souvent le principal défaut de s’éterniser jusqu’à point d’heure. Résultat ? Tout le monde s’y ennuie, chaque participant assis derrière son ordinateur portable, tâchant tant bien que mal de lire et répondre à ses emails et ne participant à la réunion que de manière dilettante. Au final, on se retrouve avec une diffusion de responsabilité dans ce type de réunion où plus personne ne se trouve pleinement impliqué et attend que tout cela se passe

… Certes il s’agit d’une vision très pessimiste des réunions classiques mais peut-être vous êtes-vous déjà retrouvé confronté à une situation similaire au travail où vous cherchiez tant bien que mal à vous extirper d’une réunion interminable tandis qu’une montagne de travail vous attendez à votre poste….

Stand-Up Meetings : Les réunions debout pour plus d’efficacité au travail

Cette nouvelle façon de conduire les réunions trouve de plus en plus d’écho dans les entreprises et au sein des start-ups qui cherchent à optimiser leur temps et leur efficacité. Grâce aux stand-up meetings, les participants s’expriment plus facilement et œuvrent tous dans le même objectif afin de rendre ces réunions constructives.

Cette idée n’est pas nouvelle et est issue des méthodes dites agiles, couramment utilisée dans l’univers informatique afin de maximiser l’efficience des équipes et d’accélérer par exemple le développement d’un logiciel. Appliquée aux réunions de travail, la logique Agile a pour objectif de mener des réunions courtes durant laquelle sont échangées des informations simples. Les collègues sont ainsi invités à partager aux autres l’avancée de leurs travaux, les projets principaux actuels et les problèmes éventuels. Attention, il ne s’agit pas de se faire mousser auprès de ses collègues en déballant tout ce que l’on fait afin d’asseoir son importance ! Aussi, il faut donc que ces réunions soient les plus courtes possible, moins de 10 minutes.

Assis ou debout ? On se lève tous pour la réunion !

Revenons à notre exemple abordé en introduction de cet article et aux questions que le travail assis vs. debout soulève : réfléchissons-nous mieux en étant assis ? Ne serait-il pas possible de faire des réunions debout ? Quel impact sur la performance des salariés et sur l’efficience à trouver des solutions lors des réunions ? Gagne-ton du temps à faire des réunions debout ? A ces questions, des chercheurs en management ont cherché à répondre.

En 1999, Bluedorn, Tuban & Love ont réalisé une expérience scientifique. Pour cela, ils ont constitué des groupes de 5 personnes ayant pour tâche de trouver les solutions les plus adaptées à un problème pratique exposés dans ses détails. Chaque groupe effectuait sa tâche dans une salle de réunion où figuraient un tableau blanc et les crayons adéquats.

• Pour la moitié des groupes, une table ainsi que des chaises étaient disposé dans la pièce.
• Pour l’autre moitié des groupes, ni table ni chaise n’étaient à leur disposition. Ils devaient donc effectuer leur réunion

Aucune limite de temps n’était fixée pour réaliser l’exercice.

Les résultats observés sont riches d’enseignements. Tout d’abord, les réunions des groupes dits “debout” ont duré 9 minutes, contre 13 pour les groupes “assis”. Cela représente un gain de temps équivalent à un tiers ! Plus surprenant, ce gain de temps ne se répercute pas négativement sur la qualité du travail, puisque la qualité des décisions prises par les groupes “debout” et “assis” est identique. Enfin, le sentiment des participants après la réunion n’est pas affecté par le confort proposé, puisque dans les deux conditions, les sujets se déclarent autant satisfaits et solidaires des décisions élaborées par leur groupe. Bref, une réunion efficace.

Cette étude permet donc de montrer que dans une situation où une réunion doit se tenir en urgence, il vaut mieux que celle-ci se tienne…debout ! Les participants devront faire vite pour réfléchir et l’absence de chaises ne les gênera pas le moins du monde.

Sauf si la réunion s’éternise, mais alors cela voudra peut-être dire que l’urgence n’était pas si pressante …